CODICE ETICO

INTRODUZIONE
1.1. L’ Associazione For Afterlife Foundation

L’Associazione For Afterlife Foundation ha lo scopo di Recuperare la Memoria, la Storia e le forme delle parti urbane finite (parchi, cimiteri, piazze, strade, ecc.) proponendone, mediante le metodologie del Recupero, l’inevitabile integrazione con la storia delle realtà metropolitane. Il Recupero, infatti, si integra con l’operatività quotidiana degli organismi che formano l’associazione. Essa si sviluppa su direttrici parallele con l’obbiettivo di riconoscerne le realtà Storico-Artistiche, individuate in un percorso omogeneo di recupero e riqualificazione.
Per questo scopo, For Afterlife Foundation fa ricorso all’uso di Tecnologie non consolidate. L’Associazione si avvale di un Network come strumento concreto per agire sulle criticità e, al tempo stesso, provvedere alle più svariate esigenze delle realtà metropolitane. Tutto ciò è reso possibile grazie all’utilizzo di una rete telematica integrata che coinvolge Enti, società e privati cittadini che possono singolarmente contribuire a qualificare tutti gli aspetti della quotidianità, fornendo progettualità, contenuti, organizzando banche dati, immettendo testi, video e immagini di proprio specifico interesse.


1.2. Rapporti esterni.

L’Associazione For Afterlife Foundation impronta il proprio operato alla puntuale osservanza delle leggi, del rispetto delle regole professionali ed economiche, dei principi ispiratori del servizio per i cittadini.
La condotta dell’ Associazione è caratterizzata dalla cooperazione e dalla fiducia nei confronti di tutti i soggetti pubblici e privati che abbiano a qualsiasi titoli contatti con essa.

1.3. Principi di riferimento
Conformità alle leggi, trasparenza e correttezza gestionale, fiducia e cooperazione sono principi etici ai quali l’Associazione For Afterlife Foundation si ispira e da cui deriva i propri modelli di condotta, al fine di operare per lo sviluppo delle persone e delle comunità, migliorare la soddisfazione dei propri utenti, committenti e partecipanti ai servizi e sviluppare le competenze e la crescita professionale dei propri collaboratori.
La convinzione di agire in qualche modo a vantaggio dell’Associazione For Afterlife Foundation non giustifica in alcun modo l’adozione di comportamenti in contrasto con i predetti principi.
Tutti coloro che operano nell’Associazione For Afterlife Foundation, senza distinzioni ed eccezioni, sono pertanto impegnati ad osservare e far osservare questi principi nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità.
L’Associazione For Afterlife Foundation auspica che i soggetti con cui intrattiene rapporti, a qualunque titolo, si ispirino a regole e modalità improntate agli stessi valori.

1.4. Il codice etico: finalità, destinatari e struttura
Il presente Codice Etico esprime i valori a cui tutti i collaboratori dell’Associazione For Afterlife Foundation devono attenersi, siano essi dipendenti, collaboratori a vario titolo o amministratori. Essi assumono la personale responsabilità verso l’interno e verso l’esterno delle violazioni delle regole del Codice, anche nel caso  che la violazione non comporti nessuna responsabilità dell’Associazione.
La conoscenza e l’osservanza del Codice da parte di tutti coloro che prestano attività lavorativa a favore dell’Associazione For Afterlife Foundation sono dunque condizioni primarie per la propria  trasparenza e reputazione.
I responsabili delle unità organizzative devono assicurare che tutti i propri collaboratori prendano effettiva conoscenza del presente Codice e delle sue prescrizioni e sono responsabili circa l’osservanza da parte deidipendenti delle norme ivi previste.
Il Codice è portato a conoscenza di chi intrattiene rapporti contrattuali o istituzionali con l’Associazione For Afterlife Foundation.
Il Codice si integra con le norme contenute nel modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs 231/01 e costituisce il presupposto del sistema sanzionatorio per la violazione delle norme in esso stabilite.
Il Codice è costituito:
– dai principi etici generali, che individuano i valori di riferimento nelle attività dell’ ente;
– dai criteri di condotta verso soggetti esterni, che forniscono le linee guida e le norme alle quali i destinatari del Codice sono tenuti ad attenersi;
– dai meccanismi di attuazione, che delineano il sistema di controllo per la corretta applicazione del Codice e per il suo continuo miglioramento.

1.5. Diffusione ed osservanza del Codice Etico
L’Associazione For Afterlife Foundation promuove la conoscenza e l’osservanza del Codice tra tutti gli amministratori, i dipendenti, i collaboratori a vario titolo, gli enti esterni, i consulenti, i clienti ed i fornitori, gli utenti, richiedendone il rispetto e prevedendo, in caso di inosservanza, adeguate sanzioni disciplinari o contrattuali. I responsabili delle unità organizzative si devono rendere disponibili a fornire agli operatori i chiarimenti necessari all’interpretazione delle indicazioni previste nel Codice etico.

2. PRINCIPI GENERALI
2.1. Conformità a leggi e regolamenti
L’Associazione For Afterlife Foundation opera nell’assoluto rispetto delle leggi e delle normative vigenti, in conformità ai principi fissati nel Codice ed alle procedure previste dai protocolli interni.
L’integrità morale è un dovere costante di coloro che lavorano per l’ Associazione e caratterizza i comportamenti dell’ intera organizzazione.
Gli amministratori ed i dipendenti dell’Associazione For Afterlife Foundation nonché coloro che a vario titolo operano con la stessa, sono pertanto tenuti, nell’ambito delle rispettive competenze, a conoscere ed osservare le leggi ed i regolamenti vigenti.
I rapporti con le Autorità di quanti operano per l’Associazione For Afterlife Foundation devono essere improntati alla  massima correttezza, trasparenza e collaborazione, nel pieno rispetto delle leggi e delle normative e delle loro funzioni istituzionali.
I dipendenti devono essere a conoscenza delle leggi e dei comportamenti conseguenti; qualora esistessero dei dubbi su come procedere si dovranno richiedere adeguate informazioni ai responsabili dell’Associazione.

2.2. Modelli e regole di comportamento
Tutte le attività lavorative di quanti operano per l’Associazione For Afterlife Foundation devono essere svolte con impegno professionale, rigore morale e correttezza gestionale, anche al fine di tutelarne l’immagine.
I comportamenti ed i rapporti di tutti coloro che a vario titolo operano nell’interesse .dell’Associazione For Afterlife Foundation all’interno od all’esterno della stessa, devono essere ispirati a trasparenza, correttezza e reciproco rispetto. In tale contesto i responsabili devono per primi rappresentare con il loro operato un esempio per tutti i lavoratori e i collaboratori  dell’Associazione For Afterlife Foundation attenendosi nello svolgimento delle proprie funzioni, ai principi ispiratori del Codice, alle procedure ed ai regolamenti interni, curandone la diffusione tra i dipendenti e sollecitandoli a presentare richieste di chiarimenti o proposte di aggiornamento ove necessario.

2.2.1. Trasparenza
Il principio della trasparenza si fonda sulla veridicità, accuratezza e completezza dell’informazione si all’esterno che all’interno . Nella formulazione dei contratti di utenza l’azienda elabora le clausole in modo chiaro e comprensibile, assicurando sempre il mantenimento della condizione di massima pariteticità tra gli utenti.

2.2.2. Correttezza
Il principio della correttezza implica il rispetto dei diritti, anche sotto il profilo della privacy e delle opportunità, di
tutti i soggetti che risultino coinvolti nelle attività dell’Associazione.

2.2.3. Efficienza
Il principio della efficienza richiede che ogni in attività lavorativa venga realizzata l’economicità della gestione
e venga assunto l’impegno di offrire un servizio adeguato rispetto alle esigenze dell’utente e secondo gli
standard  migliori possibili.

2.2.4. Spirito di servizio
Il principio dello spirito di servizio implica che ciascun destinatario del Codice sia sempre orientato, nei propri
comportamenti, alla condivisione della mission sociale, adoperandosi per la miglior attenzione e cura degli
ospiti e degli utenti.

2.2.5. Rapporto con la collettività e sviluppo sostenibile
La  forza dell’Associazione For Afterlife Foundation sta nella capacità di costruire relazioni di collaborazione con le istituzioni locali, le strutture associative del mondo del lavoro, le strutture della cooperazione e del terzo settore e delle imprese.
L’Associazione For Afterlife Foundation è consapevole , in quanto fornitore di servizi sociali sul territorio, della incidenza  della propria attività sullo sviluppo economico e sociale, sul miglioramento dei diritti  di cittadinanza e della qualità della vita. Per queste ragioni l’Associazione, nello svolgimento delle proprie attività, si impegna a contribuire a far crescere la partecipazione ed ad operare per uno sviluppo sostenibile del territorio.

2.2.6. Valorizzazione del personale
I lavoratori e i collaboratori rappresentano un fattore fondamentale per lo sviluppo dell’ente, pertanto l’Associazione For Afterlife Foundation ne tutela e ne promuove la crescita professionale, anche attraverso un sistema di formazione continua, allo scopo di accrescere il patrimonio di competenze possedute.

2.3. Governo dell’Associazione For Afterlife Foundation
Il sistema di governo e di gestione adottato dall’Associazione For Afterlife Foundation è conforme alla normativa vigente ed è in linea con i più autorevoli indirizzi e le migliori prassi in materia: esso è volto ad assicurare la massima e più equilibrata collaborazione tra le sue componenti attraverso l’equilibrio dei diversi ruoli di gestione, di indirizzo e di controllo.
Il sistema risulta orientato a garantire una conduzione dell’ente responsabile e trasparente nei confronti delle
istituzioni, nella prospettiva del perseguimento delle finalità sociali definite d’intesa con gli organismi promotori.
I componenti degli organi dell’Associazione For Afterlife Foundation devono improntare la propria attività ai principi di correttezza ed integrità, astenendosi dall’agire in situazioni di conflitto di interesse nell’ambito delle attività da loro svolte.
A loro è altresì richiesto:
– un comportamento ispirato ai principi dell’autonomia, di indipendenza e rispetto delle linee di indirizzo
che l’Associazione For Afterlife Foundation fornisce nelle relazioni che essi intrattengono, per conto della stessa, con le istituzioni pubbliche e con qualsiasi soggetto privato;
– la partecipazione assidua ed informata all’attività dell’Associazione For Afterlife Foundation; essi sono tenuti a fare un uso riservato delle informazioni di cui vengono a conoscenza per ragioni di ufficio e non possono avvalersi della loro posizione per ottenere vantaggi personali, diretti od indiretti; ogni attività di comunicazione deve rispettare le leggi e le pratiche di condotta e deve essere volta a salvaguardare le informazioni  sensibili e specifiche sul knowhow aziendale;
– il rispetto della normative vigente e dei principi contenuti nel presente Codice.
Gli obblighi di lealtà e riservatezza vincolano tali soggetti anche successivamente alla cessazione del rapporto con l’Associazione.
L’Associazione For Afterlife Foundation adotta, in ragione delle attività e della complessità organizzativa, un sistema di deleghe di poteri e funzioni che prevede, in termini espliciti e specifici, l’attribuzione di incarichi a persone dotate di idonee capacità e competenze.

3. POLITICHE DEL PERSONALE  E  DELL’OCCUPAZIONE
3.1. Le condizioni determinanti
L’Associazione For Afterlife Foundation riconosce il valore dei collaboratori, il rispetto della loro autonomia e l’importanza della loro partecipazione all’attività di impresa sociale. L’onestà, la lealtà, la capacità, la professionalità, la serietà, la preparazione tecnica e la dedizione del personale rientrano pertanto tra le condizioni determinanti per conseguire gli obiettivi della Associazione e rappresentano le caratteristiche richieste dall’Associazione For Afterlife Foundation ai propri amministratori, dipendenti e collaboratori a vario titolo.

3.2. Politiche di selezione
Al fine di contribuire allo sviluppo degli obiettivi dell’ ente ed assicurare che questi siano da tutti perseguiti nel
rispetto dei principi etici e dei valori a cui l’Associazione si ispira, la politica aziendale è volta a selezionare
ciascun dipendente, consulente, collaboratore a vario titolo secondo i valori e le caratteristiche di cui sopra.
L’Associazione For Afterlife Foundation opera affinché il personale assunto  corrisponda ai profili effettivamente necessari alle esigenze organizzative, evitando favoritismi, nepotismi, forme di clientelismo di qualsiasi natura ed agevolazioni di ogni sorta; ogni discriminazione razziale, di sesso, di nazionalità, di religione, di lingua, sindacale o politica, così come ogni forma di favoritismo, sono vietati nell’assunzione, nella retribuzione, nelle promozioni e nel licenziamento.
L’assunzione di un proprio familiare, parente o convivente o amico deve avvenire conformemente alle norme
previste ed applicate in materia di selezione ed assunzione del personale.
L’assunzione del personale avviene sulla base di regolari contratti di lavoro, non essendo ammessa alcuna
forma di rapporto lavorativo non conforme o comunque elusiva delle disposizioni vigenti.

3.3.  Sviluppo della professionalità
La gestione del rapporto di lavoro è orientata a favorire la crescita professionale e delle competenze di
ciascun dipendente, anche in relazione all’applicazione degli strumenti di incentivazione.
Nell’evoluzione del rapporto di lavoro la Associazione For Afterlife Foundation vuole assicurare le condizioni necessarie affinché le capacità e le conoscenze di ciascuno possano ampliarsi nel rispetto di tali valori, attraverso:
– una politica basata sul riconoscimento dei meriti e delle pari opportunità;
– specifici programmi di formazione.
A tal fine, ai dirigenti ed ai responsabili di unità organizzative, è chiesta la massima attenzione per la
valorizzazione e la crescita della professionalità dei propri collaboratori, creando le condizioni per lo sviluppo
delle loro capacità e la realizzazione delle loro potenzialità.

3.4.  Ambiente di lavoro e tutela della privacy
L’Associazione For Afterlife Foundation si impegna a creare un ambiente di lavoro che garantisce, a tutti coloro che a
qualsiasi titolo interagiscono con l’ Associazione, condizioni rispettose della dignità personale,  un ambiente di lavoro collaborativo, senza comportamenti discriminanti di qualsiasi tipo.
E’ richiesta la collaborazione di tutti al fine di mantenere un clima di reciproco rispetto delle dignità e della
reputazione di ciascuno.
Nel rispetto della legislazione vigente, l’Associazione For Afterlife Foundation è impegnata ad assicurare la tutela della privacy in merito alle informazioni attinenti la sfera privata e le opinioni di ciascuno dei propri dipendenti, degli utenti e, più in generale, di quanti interagiscono con esse.

3.5.  Sicurezza e salute
L’ Associazione For Afterlife Foundation  è impegnata a tutelare l’integrità morale e fisica dei propri dipendenti, dei collaboratori e dei propri utenti. Il sistema di gestione per la qualità e le procedure interne che ne fanno parte sono finalizzate a garantire un ambiente di lavoro sicuro e salubre, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione.

3.6.  Doveri del personale
Il personale si impegna a rispettare gli obblighi previsti dal Codice ed attenersi, nell’espletamento dei propri compiti, al rispetto della legge, improntando la propria condotta ai principi di integrità, correttezza, fedeltà e buona fede.

3.7. Beni dell’Associazione For Afterlife Foundation ente
Tutte le risorse umane impegnante sono tenuto a usare e custodire con cura i beni di cui dispone per ragioni di ufficio. Ogni associato ed ogni collaboratore è direttamente e personalmente responsabile della protezione e dell’utilizzo legittimo dei beni e delle risorse e lui affidate per lo svolgimento delle proprie funzioni, non essendo ammesso l’uso difforme dei beni e delle risorse di proprietà dell’Associazione.

3.8. Utilizzo dei sistemi informatici
Tutte le risorse umane impegnante sono responsabili della sicurezza dei sistemi informatici utilizzati ed è soggetto sia alle disposizioni normative in vigore sia alle condizioni dei contratti di licenza.
Fatte salve le previsioni di leggi civili e penali, rientra nell’uso improprio dei beni e delle risorse aziendali
l’utilizzo degli stessi per fini diversi da quelli inerenti al rapporto di lavoro o per inviare messaggi offensivi o che
possano comunque arrecare danno all’immagine dell’Associazione.

4. CONFLITTI D’INTERESSE
4.1. Interessi dell’ ente e  individuali
Gli amministratori, i dipendenti ed i collaboratori a vario titolo dell’Associazione For Afterlife Foundation devono evitare ogni situazione ed astenersi da ogni attività che possa contrapporre un interesse personale a quelli  dell’ente o che possa interferire e intralciare le capacità di assumere, in modo imparziale ed obiettivo, decisioni nell’interesse della stessa.
Per interesse personale si intende quello proprio, di un membro della  propria famiglia, di un parente, di un convivente o di un terzo in qualche modo collegato.
Il verificarsi di situazioni di conflitto di interesse, oltre ad essere in contrasto con le norme di legge e con i principi fissati dal codice, risulta pregiudizievole per l’immagine e l’integrità aziendale.
Amministratori, dipendenti e collaboratori devono quindi escludere ogni possibilità di sovrapporre o comunque
incrociare, strumentalizzando la propria posizione funzionale, le attività economiche rispondenti ad una logica di interesse personale e/o familiare e le mansioni che ricoprono all’interno dell’ Associazione, mantenendo una posizione di autonomia ed integrità tale da evitare di assumere decisioni o svolgere attività in situazioni, anche
solo apparenti, di conflitto di interessi rispetto all’attività della stessa . In caso di violazione si provvederà a porre in essere le misure idonee per far cessare la situazione.

4.2. Prevenzione dei conflitti di interesse
Al fine di non incorrere in situazioni che creino o possano creare conflitto di interesse, i dipendenti devono evitare in particolare di:
– svolgere altre attività di lavoro dipendente, professionale o di impresa che si pongano in concorrenza con essa;
– assumere incarichi di responsabilità, di collaborazione o diversi, presso individui, società o organizzazioni che si pongano in concorrenza con essa;
– stipulare contratti a titolo personale a condizioni di particolare favore o accettare trattamenti preferenziali da aziende o fornitori con cui la Associazione For Afterlife Foundation intrattiene rapporti d’affari,
– svolgere attività che contrastino con il corretto adempimento dei compiti d’ufficio;
– accettare da soggetti diversi dalla Associazione For Afterlife Foundation retribuzioni od altre utilità per prestazioni alle  quali è tenuto per lo svolgimento dei propri compiti di ufficio.
Il soggetto si impegna inoltre, qualora dovesse trovarsi in situazioni effettive o potenziali di conflitto di interessi, a informare tempestivamente la Associazione  nella figura del presidente.
Chiunque abbia notizia di situazioni di conflitto di interessi è tenuto a darne tempestiva comunicazione all’organismo di vigilanza secondo le modalità previste.

4.3. Dovere di astensione
Tutti coloro che operano a qualsiasi titolo per conto della Associazione For Afterlife Foundation sono tenuti ad astenersi dal concorrere od adottare decisioni od intraprendere attività nei casi in cui sia ravvisabile un conflitto di interessi o comunque qualora si possa ingenerare sfiducia nell’indipendenza ed imparzialità della stessa.
E’ altresì prevista l’astensione dal partecipare all’adozione delle decisioni e alle attività relative all’esecuzione del contratto concluso, per conto dell’ Associazione , con imprese con le quali si abbia stipulato contratti a titolo privato nel biennio precedente (ex contratti di appalto, fornitura, servizio, finanziamento od assicurazione).

5. LE PROCEDURE OPERATIVE E LE REGISTRAZIONI
5.1. Le procedure operative
Ai sensi dell’art. 6 comma 2, lettera b) del decreto, il Modello di Organizzazione deve prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire.
Tali protocolli per gli ambiti di attività valutati a rischio, devono stabilire specifiche procedure di controllo interno, quali la separazione tra le funzioni, la partecipazione di più soggetti alla medesima attività decisionale e specifici obblighi di autorizzazione e di documentazione, in modo da costituire un valido strumento per la prevenzione dei reati. Sono pertanto adottate procedure, anche di tipo informatico, ritenute idonee a consentire alla Associazione di contrastare la realizzazione di reati, anche mediante l’attribuzione di poteri autorizzativi congruenti con i compiti e le responsabilità assegnate.
La predisposizione di procedure e di disposizioni operative ha favorito la sensibilizzazione e l’informazione dei destinatari, a tutti i livelli aziendali, sulla possibilità di incorrere in un illecito, passibile di sanzioni penali in capo all’autore dell’illecito e di sanzioni amministrative in capo della stessa.
Le procedure adottate sono oggetto di costante verifica e di eventuali modifiche ed integrazioni, anche in funzione dell’esperienza applicativa, con l’obiettivo di evidenziare i rischi, il sistema di controllo esistente e le sua effettiva adeguatezza.
I soggetti che intervengono nel processo operativo, devono adottare gli specifici protocolli nei termini e nelle modalità appositamente previste e descritte nel sistema di gestione per la qualità e nella raccolta delle procedure amministrative approvate dalla direzione.
La loro corretta attuazione consente di identificare i soggetti responsabili del processo di decisione, autorizzazione ed esecuzione delle operazioni. In ossequio al principio della separazione delle funzioni, le operazioni chiave sono poste in essere da soggetti diversi, le cui competenze sono definite in modo preciso e divulgate a tutti i componenti dell’organizzazione, limitando al massimo l’assegnazione di poteri e funzioni eccessive ai singoli individui.
Le procedure gestionali regolano lo svolgimento delle principali operazioni garantendo il soddisfacimento dei requisiti di legittimità, autorizzazione, coerenza, congruità, corretta registrazione e verificabilità, anche sotto il profilo del corretto utilizzo delle risorse finanziarie.
Ogni operazione posta in essere deve essere supportata da una documentazione adeguata, chiara, completa ed archiviata correttamente. La documentazione è conservata agli atti in modo da consentire, in ogni momento, il controllo, anche da parte di organismi verificatori esterni, delle ragioni e delle caratteristiche dell’operazione medesima e la precisa individuazione dei soggetti che l’hanno, rispettivamente, autorizzata, effettuata, registrata e controllata.
Gli amministratori, i responsabili, il personale dipendente e tutti coloro che intrattengono rapporti a qualsiasi titolo con la Associazione , devono osservare in modo scrupoloso le procedure statuite, nell’ambito delle proprie competenze e ruoli.

5.2. Le registrazioni contabili
Il personale amministrativo a cui è affidata la tenuta delle registrazioni contabili ha il dovere di effettuare le registrazioni in modo accurato, completo, veritiero e trasparente e di permettere eventuali verifiche da parte
degli incaricati dell’attività di vigilanza e controllo.
Il sistema amministrativo-contabile deve garantire l’attendibilità dei dati contabili e l’unitarietà di indirizzo tra le
direttive aziendali e le rilevazioni contabili, mirando a minimizzare la possibilità di errore e a consentire la sua
tempestiva individuazione: esso ha una propria organizzazione con la relativa distribuzione di poteri, responsabilità e compiti e svolge una funzione informativa in quanto recepisce, ordina, elabora e conserva i dati contabili relativi agli accadimenti di gestione interna e esterna.
In considerazione di ciò, la Associazione For Afterlife Foundation garantisce che l’organico impiegato nell’area amministrazione sia adeguato sia dal punto di vista qualitativo che quantitativo e sia diretto dagli organi responsabili con professionalità ed efficienza. Il sistema di rilevazioni contabili adottato è chiaro e completo, atto a garantire la preparazione periodica del bilancio e dei rendiconti interni e, di conseguenza, l’aggiornamento dei libri contabili obbligatori.
Le risultanze contabili devono basarsi su informazioni precise e verificabili; ogni scrittura deve consentire di risalire alla relativa operazione gestionale e deve essere accompagnata da una adeguata documentazione, conservata agli atti per ogni riscontro che si rendesse necessario.
In particolare è vietato:
– registrare in contabilità false entrate o uscite economiche, nonché occultare fondi per mezzo di artifici contabili;
– effettuare pagamenti destinati, in tutto od in parte, a scopi diversi da quelli riportati nella documentazione di supporto.
L’elaborazione delle singole scritture contabili ai fini della redazione del bilancio di esercizio deve avvenire in conformità alle valutazioni ed alle classificazioni delle poste di bilancio disposte dalla normativa civilistica, integrata ed interpretata dai principi contabili di riferimento. Nel caso di valutazioni di elementi economici patrimoniali, la relativa registrazione rispetterà i criteri di ragionevolezza e prudenza e la documentazione di supporto evidenzierà chiaramente i criteri applicativi nella valutazione.
Chiunque venga a conoscenza di possibili omissioni, falsificazioni, irregolarità nella tenuta delle scritture contabili e della documentazione di base è tenuto ad informare tempestivamente la funzione di controllo interno. Tali violazioni compromettono il rapporto fiduciario con la Associazione ed assumono rilievo sotto il profilo disciplinare.

6. RAPPORTI CON L’ESTERNO
6.1. Rapporti con Autorità, Istituzioni pubbliche e altri soggetti rappresentativi di interessi collettivi
6.1.1. Organizzazioni politiche e sindacali, associazioni
L’Associazione For Afterlife Foundation non favorisce né discrimina direttamente od indirettamente alcuna organizzazione di carattere politico e sindacale.

6.1.2. Autorità, Pubbliche Amministrazioni, Enti Locali ed autorità di regolazione
L’Associazione For Afterlife Foundation partecipa agli obiettivi indicati dalle Istituzioni Pubbliche di riferimento, collaborando efficacemente con gli organismi delle stesse, preposti all’attività di regolazione e controllo dei servizi pubblici locali, coniugabili con la propria missione e con l’esigenza di autonomia organizzativa e gestionale propria di qualsiasi operatore sociale.
I rapporti (e la correlata gestione delle risorse finanziarie) attinenti all’attività della Associazione intrattenuti con
pubblici ufficiali e con incaricati di pubblico servizio (che operino per conto della PA, centrale e periferica, o di organi legislativi, delle istituzioni comunitarie, di organizzazioni pubbliche internazionali e di qualsiasi Stato estero), con la magistratura, con le autorità pubbliche di vigilanza e con altre autorità indipendenti, nonché con  i partner privati concessionari di un pubblico servizio, devono essere intrapresi e gestiti nell’assoluto e rigoroso rispetto delle leggi e delle normative vigenti, dei principi fissati dal Codice Etico e dai protocolli interni, in modo da non compromettere l’integrità e la reputazione di entrambe le parti.
Per garantire la massima chiarezza i rapporti istituzionali con tali soggetti sono intrattenuti esclusivamente da
referenti che abbiano ricevuto esplicito mandato dalla Associazione , che non versino in situazioni di conflitto di interesse rispetto ai rappresentanti delle istituzioni stesse.
Attenzione e cura deve essere posta in particolare nelle operazioni relative a gare di appalto, contratti, autorizzazioni, licenze, concessioni richieste e/o gestione e utilizzazione di finanziamenti comunque denominati di provenienza pubblica (provinciale, regionale, nazionale o comunitaria), gestione di commesse, rapporti con autorità di vigilanza od altre autorità indipendenti, enti previdenziali, enti addetti alla riscossione dei tributi, organi di procedure fallimentari, procedimenti civili, penali o amministrativi ecc..
Nel corso di una trattativa contrattuale, richiesta o rapporto commerciale con la PA non vanno intraprese, direttamente od indirettamente, azioni che possano proporre opportunità di impiego e/o commerciali, dalle quali derivino vantaggi, per sé o per altri, ai dipendenti della PA o ai loro parenti o affini.
Nel caso in cui nei rapporti con la PA la Associazione sia rappresentata da un soggetto “terzo”, si applicano nei confronti del consulente e del suo personale le stesse direttive valide per l’azienda.

6.1.3. Regali, benefici e promesse di favori nei rapporti con autorità ed istituzioni pubbliche
L’Associazione For Afterlife Foundation vieta a tutti coloro che operano nel suo interesse, in suo nome o per suo conto, di accettare, offrire o promettere, anche indirettamente, denaro, doni, beni e servizi, prestazioni o favori non dovuti in relazione a rapporti intrattenuti con pubblici ufficiali incaricati di pubblico servizio o soggetti privati, per influenzarne le decisioni, in vista di trattamento più favorevoli o prestazioni indebite o per qualsiasi altra finalità.
Eventuali richieste ed offerte (anche se non accettate) di denaro o di favori di qualunque tipo (compresi omaggi e regali di non modico valore), formulate indebitamente a coloro, o da coloro, che operano per conto della Associazione For Afterlife Foundation nel contesto dei rapporti con la PA devono essere portate immediatamente  alla  Direzione per l’assunzione di provvedimenti conseguenti.
Omaggi od atti di cortesia e di ospitalità, di modico valore e nel rispetto delle normali pratiche commerciali e di cortesia, sono comunque consentiti nella misura in cui non compromettano l’integrità, l’indipendenza e la reputazione di una delle parti ed in ogni caso questo tipo di spesa deve essere autorizzato e documentato in modo adeguato.

6.2. Rapporti con utenti e fornitori
6.2.1. Rapporti con gli utenti
6.2.1.1. Uguaglianza ed imparzialità
Il rapporto corretto e trasparente con i propri clienti ed i propri utenti rappresenta un aspetto rilevante della attività dell’Associazione.
L’Associazione si impegna altresì a non discriminare i propri utenti, instaurando con essi un rapporto caratterizzato da elevata professionalità ed improntato alla disponibilità, al rispetto, alla cortesia, alla ricerca ed all’offerta della massima collaborazione. Nell’adempimento della prestazione lavorativa, il dipendente assicura la parità di trattamento tra utenti.

6.2.1.2. Contratti e comunicazioni
I contratti e le comunicazioni con gli utenti devono essere:
– chiari, semplici e formulati con il linguaggio più semplice possibile, perché gli utenti possano adottare scelte consapevoli;
– conformi alle normative vigenti ed alle indicazioni delle autorità di riferimento.
La Associazione si impegna a comunicare tempestivamente e nel modo più appropriato ogni informazione relativa ad eventuali modifiche e variazioni nella prestazione del servizio.

6.2.1.3. Qualità e interazione con gli utenti
L’Associazione For Afterlife Foundation si impegna a garantire il raggiungimento dei migliori standard possibili di qualità e sicurezza.
Nel rispetto dell’orario di lavoro il dipendente dedica una giusta quantità di tempo ed energie allo svolgimento dei propri compiti, impegnandosi a svolgerli nel modo più semplice ed efficiente nell’interesse degli utenti, assumendosi la responsabilità connessa.
La Associazione si impegna a favorire l’interazione con gli utenti attraverso la gestione e la risoluzione rapida di eventuali reclami.
L’Associazione For Afterlife Foundation ripudia il contenzioso come strumento volto ad ottenere indebiti vantaggi e vi ricorre di propria iniziativa esclusivamente quando le sue legittime pretese non trovino nell’interlocutore la dovuta soddisfazione.
L’Associazione For Afterlife Foundation si preoccupa di realizzare un ascolto costante dell’utente, anche attraverso periodiche  indagini di customer satisfaction come fonte di informazione per verificare la qualità del servizio prestato all’utente ed identificare obiettivi di miglioramento dei propri servizi.
L’Associazione For Afterlife Foundation tutela la privacy degli utenti, secondo le norme vigenti in materia, impegnandosi a non comunicare, né diffondere i relativi dati personali (generici e, soprattutto sensibili), fatti salvi gli obblighi di legge.

6.2.2. Rapporti con fornitori
6.2.2.1. Selezione del fornitore
Le modalità di selezione del fornitore devono essere conformi alle norme vigenti ed alla procedure interne previste dalla Associazione.
La scelta del fornitore e l’acquisto di beni e servizi di qualsiasi tipo deve avvenire nel rispetto dei principi della
concorrenza e pariteticità delle condizioni dei presentatori delle offerte e sulla base di valutazioni obiettive relative alla competitività, alla qualità, all’utilità ed al prezzo della fornitura. Nella scelta del fornitore, per le attività finanziate, si applicano le norme richieste dal committente pubblico.
Nella selezione, in particolare di consulenti e/o collaboratori, la Associazione tiene conto dei requisiti di competenza e professionalità da parte del fornitore / prestatore, applicando i vincoli definiti dalle norme vigenti in materia di accreditamento e certificazione.
Nella selezione del fornitore si dovrà altresì tener conto della capacità di garantire l’attuazione di sistemi di qualità adeguati, della disponibilità di mezzi e strutture organizzative e della capacità di far fronte agli obblighi di riservatezza.
Il sistema di gestione della Associazione For Afterlife Foundation prevede altresì la tenuta di un albo dei fornitori qualificati, i cui criteri di valutazione, secondo le procedure interne, non costituiscono tuttavia barriere all’entrata.

6.2.2.2 Trasparenza
Le relazioni con i fornitori, inclusi i contratti finanziari e di consulenza, sono regolate dalle norme del presente Codice e sono oggetto di costante ed attento monitoraggio da parte della Associazione anche sotto il profilo della congruità delle prestazioni o dei beni forniti rispetto al corrispettivo pattuito.
La procedura di selezione e di acquisto è documentata in modo tale da consentire la ricostruzione e la verificabilità di ogni operazione.

6.2.2.3. Correttezza e diligenza nell’esercizio dei contratti
L’Associazione For Afterlife Foundation opera con il fornitore al fine di costruire un rapporto collaborativo e di reciproca fiducia.
Da un lato la Associazione si impegna a informare in maniera corretta e tempestiva il fornitore riguardo alle caratteristiche dell’attività, alle forme ed ai tempi di pagamento, ai vincoli alle condizioni ed alle procedure del committente, nel rispetto delle norme vigenti; dall’altro, l’adempimento da parte del fornitore delle prestazioni contrattuali dovrà essere conforme ai principi di equità, correttezza, diligenza e buona fede, nel rispetto della normativa vigente.

6.2.2.4. Tutela dell’ambiente e dei profili etici
Attenta alle tematiche ed alla tutela ambientale, la Associazione, nell’ambito delle attività di approvvigionamento e di smaltimento, si impegna a promuovere il rispetto delle condizioni ambientali ed ad assicurare la loro  conformità ai principi etici, richiedendo, per particolari forniture e servizi, requisiti di rilevanza sociale.
Anche con l’apposizione di specifiche clausole contrattuali, la Associazione For Afterlife Foundation potrà richiedere ai fornitori un’idonea dichiarazione che attesti la loro adesione a specifici obblighi sociali ed il loro impegno volto a evitare la commissione dei reati contro la pubblica amministrazione.

6.2.3. Regali, donazioni, benefici nei rapporti con clienti e fornitori
Nei rapporti d’affari con i clienti e fornitori sono vietate dazioni, benefici (sia diretti che indiretti), omaggi, atti di cortesia e di ospitalità, salvo che siano di natura e valore tali da non compromettere l’immagine della Associazione e da non poter essere interpretati come finalizzati ad ottenere un trattamento di favore che non sia determinato dalle regole di mercato.
In ogni caso, eventuali omaggi, atti di cortesia e di ospitalità devono essere comunicati e sottoposti alla decisione del diretto responsabile; il dipendente che riceva doni o trattamenti di favore da clienti o fornitori che travalichino gli ordinari rapporti di cortesia, deve immediatamente avvertire il superiore.
E’ fatto assoluto divieto di accettare o donare denaro.
Qualora si intrattenga un rapporto di amicizia con persone con cui vi siano relazioni d’affari, è ammesso il
reciproco scambio di regali e doni personali purché il costo di questi sia a carico delle persone interessate e non, anche indirettamente, all’azienda per cui lavorano.
Offrire od accettare l’invito a pranzo o presenziare ad eventi al fine di sviluppare buone relazioni d’affari e promuovere l’immagine della Associazione è consentito solo alle persone dalla stessa autorizzate e  comunque entro limiti accettabili e documentate secondo le procedure organizzative.

6.3. Partecipazione a gare e rapporti con i committenti
6.3.1. Partecipazione a procedure di confronto commerciale
Partecipando a procedure di confronto concorrenziale, la Associazione For Afterlife Foundation valuta attentamente la congruità e la realizzabilità delle prestazioni richieste, con particolare riguardo alle condizioni normative, tecniche ed economiche, facendo tempestivamente rilevare, ove possibile, le eventuali anomalie.
La Associazione For Afterlife Foundation si impegna a non assumere impegni contrattuali che possano metterla nelle condizioni di dover ricorrere a inammissibili risparmi sulla qualità della prestazione, sui costi del personale o sulla sicurezza del lavoro.

6.3.2. Correttezza nella trattative commerciali
Nei rapporti con la committenza la Associazione For Afterlife Foundation assicura correttezza e chiarezza nelle trattative commerciali e nell’assunzione dei vincoli contrattuali, nonché il fedele e diligente adempimento degli stessi.

6.4. Rapporti con mass media e gestione delle informazioni
6.4.1. Modalità di condotta
I rapporti con la stampa, i mezzi di comunicazione e di informazione e, più in generale, gli interlocutori esterni, devono essere tenuti solo da soggetti espressamente a ciò delegati, in conformità alle procedure adottate dalla Fondazione.
Qualsiasi richiesta di notizie da parte della stampa o di mezzi di comunicazione ed informazione ricevuta dal personale della Associazione For Afterlife Foundation deve essere comunicata ai soggetti/funzioni responsabili della comunicazione verso l’esterno, prima di assumere qualsiasi impegno a rispondere alla richiesta.
La comunicazione verso l’esterno deve seguire i principi guida della verità, correttezza e trasparenza e prudenza, favorendo la conoscenza delle politiche, dei programmi e progetti dell’ Associazione I rapporti con i mass media devono essere improntati al rispetto della legge, del Codice Etico, dei relativi protocolli e dei principi già delineati, con riferimento ai rapporti con le istituzioni pubbliche e con l’obiettivo di tutelare l’immagine della stessa.

6.4.2. Riservatezza e gestione delle informazioni
Tutti coloro che operano a qualsiasi titolo per conto della Associazione For Afterlife Foundation sono tenuti a mantenere la massima riservatezza sulle informazioni apprese nell’esercizio delle proprie funzioni, in conformità alle leggi, ai regolamenti ed alle circostanze. Essi sono tenuti a non divulgare o richiedere indebitamente notizie, sui documenti, sul knowhow, sui progetti sociali e formativi, sulle operazioni aziendali, sulle informazioni sensibili degli utenti dei servizi, ed in generale su tutte le informazioni apprese in ragione della propria funzione lavorativa.
In particolare costituiscono informazioni riservate o segrete tutte le notizie di qualsiasi natura (tecnica, commerciale, organizzativa, amministrativa, ecc.) apprese nello svolgimento o in occasione di attività lavorative, la cui diffusione ed utilizzazione possa provocare un pericolo od un danno alla Associazione e/o un indebito guadagno del dipendente.
Si intendono riservate anche le informazioni o notizie relative ai dipendenti (es. retribuzione, situazioni personali); l’obbligo di riservatezza vale anche per tutte le informazioni di carattere generale la cui divulgazione può determinare turbative all’interno della stessa.
La violazione dei doveri di riservatezza da parte dei dipendenti o collaboratori inficia gravemente il rapporto fiduciario con la Associazione e può determinare l’applicazione di sanzioni disciplinari o contrattuali.
Il dovere di riservatezza continua anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro fino a quando l’utilizzo o la divulgazione di informazioni o notizie possa recare pregiudizio agli interessi della stessa , ed il dipendente dovrà adoperarsi affinché siano rispettati gli adempimenti previsti dalle vigenti normative sulla privacy e siano custoditi con cura gli atti affidatigli.

7. INFORMATIVA SOCIETARIA
7.1. Disponibilità ed accesso alle informazioni
Nei limiti stabiliti dalle normative vigenti, la Associazione For Afterlife Foundation fornisce in modo tempestivo e completo le informazioni, i chiarimenti, i dati e la documentazione richiesta da clienti, fornitori, utenti, autorità pubbliche, istituzioni, organi ed enti ed altri soggetti  nell’ambito delle rispettive funzioni.
Tenuto conto dell’attività peculiare della stessa , che opera  anche utilizzando fondi pubblici, la stessa di obbliga a garantire la massima trasparenza della propria azione amministrativa e gestionale.
Ogni informazione societaria rilevante deve essere tempestivamente e con chiarezza comunicata agli organi deputati al controllo sulla gestione sociale. La diffusione di informazioni rilevanti per la vita della stessa, che possono incidere in modo significativo sull’affidabilità presso enti pubblici ed istituti finanziatori sarà effettuata dagli organi societari a ciò deputati che avranno cura di accertare la completezza e l’attendibilità di quanto diffuso.
La correttezza delle comunicazioni sociali obbligatorie e delle informazioni sulla situazione economica, finanziaria e patrimoniale e sulla loro attesa evoluzione deve essere convalidata da specifici protocolli.

8. SISTEMA DI CONTROLLO
8.1. Il sistema di controllo interno
Il sistema di controllo interno è definito come l’insieme dei processi diretti a monitorare l’efficienza delle operazioni dell’ente, l’affidabilità del bilancio di esercizio, il rispetto di leggi e regolamenti e la tutela dei beni aziendali.
La Direzione ha la responsabilità del sistema di controllo interno, del quale fissa le linee di indirizzo e ne controlla periodicamente l’adeguatezza e l’effettivo funzionamento, assicurandosi che i principali rischi (finanziari e operativi) siano identificati e gestiti in modo adeguato. La prevenzione dei rischi e l’individuazione della loro origine costituisce un processo continuo e sistematico.
Oltre alla normale attività di controllo che le procedure amministrative attribuiscono agli organi e ai ruoli tecnico amministrativi previsti dal Regolamento della Associazione , spetta alla funzione di revisione interna il compito di accertarsi dell’attuazione del sistema di controllo interno e dell’adeguatezza dello stesso in termini di analisi costi/benefici.
Il responsabile della funzione di controllo interno designato dalla Associazione For Afterlife Foundation non dipende gerarchicamente da alcun responsabile delle aree operative, riferisce del suo operato alla Direzione al fine di consentirne il tempestivo intervento in caso di necessità.
Al fine di prevenire il rischio di commissione dei reati previsti dal D.Lgs n. 231/01 la Associazione For Afterlife Foundation ha adottato un modello organizzativo dotato di una adeguata efficacia dissuasiva.
La direzione verifica periodicamente l’adeguatezza e l’effettivo funzionamento del sistema di controllo interno ed effettua gli interventi ritenuti necessari od opportuni per assicurarne il funzionamento ottimale, in conformità di quanto previsto dal D.Lgs 231/01.

8.2. Il modello organizzativo
E’ ferma convinzione della Associazione For Afterlife Foundation che l’adozione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo conforme alle prescrizioni del D.Lgs 231/01 costituisca un valido strumento di sensibilizzazione nei confronti di tutti i soggetti che operano in suo nome e per conto suo, in modo tale che i medesimi assumano, nello svolgimento dei propri incarichi, un comportamento corretto e lineare, tale da prevenire il compimento dei reati contemplati da Decreto.
In aggiunta a questo, il D.Lgs 231/01 condiziona la concessione dell’esenzione della responsabilità amministrativa all’affidamento ad un apposito preposto  alla funzione di controllo per vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello di Organizzazione e Gestione, nonché di curarne l’aggiornamento.

8.3. Diffusione del Codice Etico ed aggiornamento
A tutti quelli che richiedono una copia del Codice Etico, e visibile sul sito www.forafterlife.it nella sezione codice etico.
In occasione della costituzione di nuovi rapporti di lavoro, consulenza e collaborazione, la Associazione si impegna a fornire in modo tempestivo ed esauriente le informazioni relative al contenuto del Codice Etico.
Il potere di modificare o integrare il Codice Etico, in conseguenza di modifiche normative o significativi cambiamenti nell’assetto organizzativo della Associazione spetto al Consiglio Direttivo.

8.4. Segnalazione di violazioni
Tutti i soggetti interessati, interni ed esterni, sono tenuti a segnalare in forma scritta  e non anonima eventuali inosservanze del presente Codice ed ogni richiesta di violazione del medesimo, da chiunque proveniente, al proprio responsabile .
L’Associazione tutela gli autori delle segnalazioni contro le eventuali ritorsioni cui possono andare incontro per aver riferito di comportamenti non corretti, mantenendone riservata l’identità (fatti salvi gli obblighi di legge). Gli autori di segnalazioni palesemente infondate sono passibili di sanzioni.

9. SISTEMA SANZIONATORIO
L’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni degli associati e collaboratori dell’Associazione  ai sensi e per gli effetti del Codice Civile.
La grave e persistente violazione delle norme del Codice lede il rapporto di fiducia istaurato con la stessa e costituisce un inadempimento alla obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro, con ogni conseguenza contrattuale e di legge, anche con riferimento alla rilevanza della stessa quale illecito disciplinare e/o alla conservazione del rapporto di lavoro: conseguentemente, sono previste azioni disciplinari e di risarcimento del danno, fermo restando, per i lavoratori dipendenti, il rispetto delle procedure previste dallo Statuto dei Lavoratori e dai contratti collettivi di lavoro.
Con il termine “gravi inadempimenti” si individuano, al fine del presente Codice,  comportamenti persistenti di violazione delle norme.
Restano ferme le ulteriori responsabilità di carattere penale, civile ed amministrativo che i comportamenti contro le prescrizioni del presente Codice possono configurare in capo al trasgressore.